В литературе можно найти десятки определений понятий "контроллинг". Однако практически во всех определениях подчеркивается, что контроллинг – это новая концепция управления, порожденная практикой современного менеджмента. Контроллинг (от англ. control - руководство, регулирование, управление, контроль) далеко не исчерпывается контролем. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятия, торговой фирмы, банка и др.) в долгосрочной перспективе путем:
+ адаптации стратегических и оперативных (тактических) целей к изменяющимся условиям внешней среды;
+ согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;
+ координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес-процессам;
+ создания системы разработки управленческих решений и обеспечения менеджеров информацией для различных ровней управления в оптимальные промежутки времени;
+ создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;
+ адаптации организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды.
Одной из главных причин возникновения и внедрения современных принципов разработки и принятия управленческих решений на основе концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе. Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.
Следует подчеркнуть, что контроллинг – это не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия. Освобождая менеджеров от функций управления. Это – лишь инструмент менеджмента, но весьма эффективный инструмент.
Узловыми компонентами концепции контроллинга являются:
+ ориентация на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе на основе философии доходности и формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
+ создание информационной системы, адекватной задачам эффективного управления;
+ разбиение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает итеративность (цикличность) планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.
Функции и задачи контроллинга. Контроллинг как концепция системы управления послужил ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий). К началу XXI века произошло эволюция функций управления организацией. Планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами – в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет – в систему контроля и регулирования. В целом наблюдаемая эволюция функций управления организацией с их интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного (системного) подхода к управлению.
Контроллинг ориентирован, прежде всего, на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы планирования, учета и контроля на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, то есть в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.
Цели контроллинга, как направления деятельности, непосредственно вытекают из целей организации могут выражаться в экономических терминах, например, в увеличении объемов продаж и расширении доли рынка, в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.
Функции контроллинга определяются поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования и принятия решений, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.
В сфере учета задачи контроллинга включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.
Поддержка процесса планирования заключается, в частности, в выполнении следующих задач контроллинга;
+ формирование и развитие системы комплексного планирования;
+ разработка методов планирования;
+ определение необходимой для планирования информации, источников информации и путей ее получения.
Система контроллинга информационно поддерживает разработку базисных планов предприятия (продаж, ликвидности, инвестиций и так деле), координирует отдельные планы по времени и содержанию, проверяет составленные планы на полноту и реализуемость и позволяет составить единый оперативный (годовой) план предприятии на основе эффективных процессов принятия решений. В рамках системы контроллинга определяется, как и когда следует планировать. А также оценивается возможность реализации запланированных действий.
Служба контроллинга не определяет, что планировать, а советует, как когда планировать, и оценивает возможность реализации запланированных мероприятий. Ответственность за реализацию планов остается в компетенции линейных руководителей, менеджеров соответствующих звеньев управления.
При обеспечении аналитической информацией руководства организации в задачи контроллинга входят, в частности:
+ разработка архитектуры информационной системы;
+ стандартизация информационных каналов и носителей;
+ выбор методов обработки информации.
Система контроллинга должна обеспечивать сбор, обработку и предоставление руководству существенной для принятия управленческих решений информации.
В каждом отдельном случае функции службы контроллинга зависят от многих обстоятельств, но если обобщить существующую практику предприятий, то можно получить некоторый идеальный перечень основных функций и задач контроллинга, представленных ниже.
Основные функции и задачи контроллинга разделяем на следующие группы: учет, планирование, контроль и регулирование, информационно-аналитическое обеспечение, дополнительно – специальные функции. Опишем состав каждой из этих групп.
Учет:
+ сбор и обработка информации;
+ разработка и ведение системы внутреннего учета;
+ унификация методов и критериев оценки деятельности организации и ее подразделений.
Планирование:
+ информационная поддержка при разработке базисных планов (продаж, производства, инвестиций, закупок);
+ формирование и совершенствование всей "архитектуры" системы планирования;
+ установление потребности в информации и времени для отдельных шагов процесса планирования;
+ координация процесса обмена информацией;
+ координация и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию;
+ проверка предлагаемых планов на полноту и реализуемость;
+ составление сводного плана предприятия.
Контроль и регулирование:
+ определение величин, контролируемых во временном и содержательном разрезах;
+ сравнение плановых и фактических величин для измерения и оценки степени достижения цели;
+ определение допустимых границ отклонений величин;
+ анализ отклонений, интерпретация причин отклонений плана от факта и выработка предложений для уменьшении отклонений либо коррекции плана.
Информационно-аналитическое обеспечение:
+ разработка архитектуры информационной системы;
+ стандартизация информационных носителей и каналов;
+ предоставление цифровых материалов, которые позволили бы осуществить контроль и управление организацией;
+ сбор и систематизация наиболее значимых для принятия решений данных;
+ разработка, изучение и внедрение эконометрического экономико-математического и иного инструментария для планирования, контроля и принятия решений;
+ консультации по выбору корректирующих мероприятий и решений;
+ обеспечение экономичности функционирования информационной системы.
Специальные функции:
+ сбор и анализ данных о внешней среде: состояние финансовых рынков, конъюнктура отрасли, правительственные экономические программы и др.;
+ сравнение с конкурентами;
+ обоснование целесообразности установления контактов (вплоть до слияния) с другими фирмами или открытия (закрытия) филиалов;
+ проведение калькуляций и иных расчетов для особых заказов;
+ расчеты эффективности инвестиционных проектов и др.
На основе приведенного перечня функций и задач контроллинга можно достаточно четко представить себе сферу его применения. Объем реализуемых в организациях функций контроллинга зависит в основном от следующих факторов:
+ экономического состояния организации;
+ понимания руководством и (или) собственниками организации важности и полезности внедрения функций контроллинга;
+ уровня диверсификации производства, номенклатуры выпускаемой продукции;
+ сложившегося уровня конкурентности в отрасли;
+ квалификации управленческого персонала;
+ квалификации сотрудников службы контроллинга.
В крупных организациях целесообразно создавать специализированную службу контроллинга. Небольшие по размеру организации не всегда имеют в своей структуре такую службу. На малых предприятиях основные функции контроллинга выполняет либо руководитель фирмы, либо его заместитель. При этом многие задачи интегрируются и упрощаются. Например, задачи разработки планов, их координации и проверки на реализуемость можно рассматривать как единую задачу, если ее выполнят сам руководитель предприятия. На среднем по размерам предприятии с монопроизводством объем функций и задач учета, планирования и отчета будет, естественно, меньшим по сравнению с многопрофильным предприятием.
В условиях ухудшения экономического положения на предприятии, которое проявляется в снижении уровня ликвидности и рентабельности, от служб контроллинга ожидают в большей степени услуг по координации планов, анализу причин отклонения планов от факта, а также рекомендаций по обеспечению выживания на ближайшую перспективу.